تعریف مکاتبات اداری:
به مجموعه ی مبادلات اداری در شکل های مختلف، مکاتبات اداری می گویند. درتعریف دیگر، به کلیّه ی مکاتباتی گفته می شود که در اداره ها و سازمان های دولتی و شرکت های خصوصی نوشته و ردّ و بدل می شود. گونه های مختلف مکاتبات اداری شامل نامه، حکم، بخش نامه، دستور العمل، صورتجلسه، آگهی، اطلاعیّه، احکام اداری، اسناد و نوشته های حقوقی می باشد.
نامه:
انواع نامه ها:
بطور کلی نامه ها را به دو دسته ی نامه های رسمی و غیررسمی تقسیم می کنند.
نامه های غیررسمی:
این نامه ها معمولاً میان دوستان و بستگان ردّ و بدل می وشد. و بیشتر حاوی مسایل شخصی و دوستانه و خانوادگی است اساسی ترین ویژگی این نامه ها آن است که تقلیدی و کلیشه ای نبوده و لحن آن خودمانی است. نویسنده ی نامه های خصوصی، شخصی حقیقی[1] است.
نامه های رسمی:
اینگونه نامه ها بطور رسمی و با آداب خاص نوشته می شوند. نامه های رسمی از سوی افراد، سازمانها و نهادها و مؤسّسات دولتی و خصوصصی و بالعکس نوشته شده و مبادله می شوند و معمولاً از الگوهایی همانند و اصطلاحات خاص استفاده می شود، لحن نویسنده رسمی و جدی است و مقصود با صراحت و روشنی بیان می شوند.
نکته: نامه های اداری وقتی در یک اداره وارد و در دفترهای اداری ثبت می شوند رسمی تلقی می شوند. بنابراین انواع مکاتبات رسمی اعم از بخش نامه، آیین نامه، حکم صورتجلسه، دستورالعمل، گزارش، اساس نامه، صورتحساب ها و یا حتی مناقصه، مزایده، تبریک و تسلیت، ....... و به محض ثبت در دفاتر اداری، رسمی تلقی می شود. نویسنده نامه های اداری شخصی و حقوقی [2] می باشد.
تمامی مکاتبات در دبیرخانه ثبت وضبط و بایگانی می شوند و از لحاظ ارزش و اعتبار جزو اسناد دولتی محسوب می شوند و در مواردی نیز از اعتبار حقوقی برخوردار بوده و قابل استناد هستند. این مکاتبات به اعتبار مکان نگارش و عرضه و اجرای آن که در مؤسّسات است.« اداری» و به اعتبار ثبت و ضبط در دفاتر اداری« رسمی» نامیده می شوند.
نامه های درون سازمانی:
کلّیه مکاتبات و مراسلاتی است که در د اخل یک اداره و یا یک سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می شود. این نامه ها ممکن است بین دو و احد هم سطح و یا از سطح بالا و پائین به بالا انجام گیرد. نامه هایی که از سطوح بالاتر به سطوح پایین تر ارسال می گردد اغلب به شکل دستورالعمل، ابلاغ، بخش نامه و پی نوشت. مأموریت، تشویق نامه ها و توبیخ های اداری است. نامه هایی که از سطوح پائین تر به سطوح بالاتر ارسال می شود یا در پاسخ به مقام بالاتر است که شکل گزارش ارائه می شود و یا در خواست انجام کار که در این صورت باید به صورت مستدل و همراه با مدارک کافی ارائه شود.
انواع نامه از لحاظ محتوا:
نامه ها از لحاظ محتوا به نامه های خبری، بازدارنده، درخواستی و همآهنگی تقسیم می شوند. در نامه های خبری، نتیجه کار، یا خبر به اطّلاع گیرنده می رسد. هدف از نامه های بازدارنده، بازداشتن از کاری است که در حال شکل گیری و انجام است و به عبارتی از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری به عمل می آید نامه های درخواستی حاوی تقاضا و درخواستی از حد یا مقام مسئول است و معمولاً بیشترین نامه های اداری را تشکیل می دهند نامه های همآهنگی در بردارنده پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه ریزی و بین دو واحد یا چند وزارت ردوبدل می شود. بخش نامه ها و دستورالعمل از نوع نامه های همآهنگی هستند.
نامه های عادی و غیرعادی:
از حیث در جه ی امنیتی، نامه ها را به دو گروه عادی و غیرعادی تقسیم می کنند. نامه های غیرعادی نسبت به نامه های عادی از در جه اهمیت بالاتری برخوردارند و معمولاً مهر های مستقیم – محرمانه/ مستقیم- سری/ مستقیم- خیلی محرمانه یا غیر مستقیم- محرمانه با جوهر سرخ رنگ برروی پاکت و نامه خورده می شود. اینگونه نامه ها میان مراکز تصمیم گیری بالا و مراکز نظامی و وزرات اطّلاعات ردوبدل می شوند.
علت اهمّیت مکاتبات اداری
1- مکاتبات اداری بستگی تام به سرنوشت سازمان از نظر موفقیّت یا شکست آن دارد.
2- تمامی اشکال ارتباط( نمابر- ایمیل- تلفن گرام- تلکس و .....) بر بنیاد نامه نگاری استوار است.
3- جریان تمام امور اداری و مالی سازمان از کوچکترین درخواست تا بزرگترین آنها به شکل نامه و مکتوب امکان پذیر است و به آن ترتیب اثر داده می شود.
4- نامه ها و مکاتبات اداری به عنوان سیر انجام امور در یک سازمان یا نهاد، راهنمای مدیران در جهت پیشبرد امور سازمانی است.
5-نامه های اداری و مکتوبات پس از گذر سالیان دراز می تواند یکی از منابع مهم تاریخی محسوب شده و در تدوین و تکمیل سیر تاریخی اداری و اجتماعی یک دوره بکار آید.
6- بنابر ماده ی 1284 قانون مدنی هر نوشته ای که در مقام دعوی یا قابل استناد باشد یک سند است و نامه های اداری مهمترین اسناد اداری و سازمانی هستند که اثرات حقوقی آنها برای اشخاص حقیقی و حقوقی آشکار است. هر نامه عنوان یک سند در مقام دعوی یا قابل ارائه است.
اجزای نامه های اداری:
1- نام خداوند: در نامه های اداری
معمولاً از« باسمه[3] تعالی» استفاده می شود.
نام خدا در فرم های چاپی اداری و جود دارد.
در غیر اینصورت نوشته می شود.
2و3- نشان سازمانی: نشانی سازمانی و مشخصات دفتری معمولاً در برگه های
اداری از قبل چاپ می شود. محل قرار گرفتن نشانی سازمانی و مشخصات دفتری
در هر وزارت خانه متفاوت است. معمولاً در سمت چپ و گاه در سمت راست می آید.
( بهتر است از فرم شماره یک استفاده شود.
4و5: فرستنده و گیرنده: معمولاً عنوان گیرنده و فرستنده به دو شکل در نامه ها می آید که به هر دو شکل صحیح است. انتخاب آن به عرف سازمان بستگی دارد.
الف: از (فرستنده):....................... ب: به( گیرنده):...........................
به( گیرنده):................................... از(فرستنده):.................................
در عنوان نامه های درون سازمانی یا برون سازمانی هم سطح، معمولاً عنوان واحد یا بخش سازمانی قید می شود:
از: اداره کل حراست
به:اداره خدمات ماشینی
هنگامی که در یک سازمان مقام پائین تر به بالاتر نامه می نویسد پیش از عنوان اداری گیرنده نام و نام خانوادگی نوشته می شود.
جناب آقای احدی
معاون محترم اداری و مالی
در نامه های برون سازمانی در مقابل گیرنده هم عنوان وزارت خانه ذکر می شود و هم واحد سازمانی موردنظر:
از: وزارت مسکن و شهرسازی
به:وزات جهاد کشاورزی – دفتر رسیدگی به شکایات.
6- موضوع نامه: ذکر موضوع نامه، هدف یا اهداف فرستنده را روشن می سازد و مبین محتوای کلّی نامه است. موضوع نامه که درواقع طرح فشرده ی نامه درون مایه ی آن است باید کوتاه، گویا، و رسا باشد.
7- آغازنامه: نامه ها معمولاً با یکی از اشکال زیر آغاز می شوند:
با سلام و احترام/ سلام علیکم/ احتراماً/ با احترام
شروع نامه باکلمات احترام آمیز پسندیده است و کاربرد هر یک از آنها به ذوق نویسنده وموقعیت مخاطب بستگی دارد. ممکن است کلمات احترام آمیز در سطری جدا نوشته شود و یا در آغاز نامه:
با سلام و احترام، به اطلاع می رساند.......
با احترام، به استحضار می رساند...............
ضمن سلام و تحیت، مستدعی است........................
احتراماً به آگاهی می رساند.......................................
احتراماً به عرض می رساند.........................................
با احترام، پیرو نامه ی شماره.....................................
با سلام و سپاس، در پاسخ به نامه ی .....................
با درود و دعای خیر، بازگشت به نامه ی................
نکته: در عرف نامه نگاری معمولاً به جای اول شخص( می رسانم) از سوم شخص( می رساند) استفاده می کنیم. زیرا این کاربرد احترام آمیزتر بوده و خود را غایب فرض می کنیم. در این صورت باید تمامی فعلها بصورت غایب بکار رود.
به استحضار می رساند....................... / خواهشمند است ...................................
معروض می دارد................................. / تقدیم می گردد.....................................
اعلام می شود....................................... / تقاضا دارد...............................................
ارسال می شود.................................... / تمنّا دارد..................................................
از رده های بالا به پائین:
ابلاغ می شود.................................... / دستور فرمائید........................................
ترتیبی اتخاذ فرمائید....................... /این جانب را از نتیجه کار مطلع سازید
منصوب می کنم ............................. / انتظار می رود........................................
پیگیری نمائید.................................. /در اسرع وقت اطلاع دهید....................
دو رده ی هم سطح:
دستور فرمائید.......................... / خواهشمند است اعلام نظر فرمائید.....
ارسال می گردد........................ / اعلام می شود..........................................
8- متن نامه:
متن نامه های اداری از سه بخش مقدمه، پیام اصلی و پایان کار پیگیری تشکیل می شود.
مقدمه ی نامه :
با توجه به حجم نامه، موضوع، گیرنده ومیزان اشراف و آگاهی از محتوا و مضمون و سوابق نامه نگاشته می شود. غرض از مقدمه، آماده ساختن ذهن گیرنده ی نامه و جهت دهی ذهن او به سوابق نامه است.
بازگشت به نامه ی درباره ی چگونگی پرداخت کارانه و ضوابط اجرایی آن به اطلاع می رساند.......................
پیرو در خواست مورخ10/4/83 سرکار مبنی بر حضور در همایش فناوری اطلاعات خواهشمند است...........................
پیام اصلی: مهمترین بخش نامه است. رسیدگی به نامه ها و گرفتن پاسخ مثبت در گرو تنظیم درست و بیان پیام اصلی می باشد. شاید عدم رضایت تمامی بخشهای نامه آنقدر در پاسخ گیری و هدف های نامه مؤثر نباشدکه متن نامه مؤثر است. امروزه یکی از مهمترین ایراد های نامه های اداری، نارسا و مبهم بودن متن اصلی نامه است که در نتیجه موجب می شود. مسئولان پیگیری نیز به خوبی نتوانند ایفای وظیفه کنند.
تذکر:
اگر پیام اصلی، یک یا چند مسأله را طرح می کند . ابتدا باید مسئله مهم و اصلی ذکر شود. متن گویا و بدون ابهام باشد و از عیوب بیانی و زبانی خالی باشد.
پایان نامه:
هر نامه بسته به مقدمه و متن اصلی آن پایان می پذیرد. اغلب عبارات پایانی نامه ها را سپاس وتشکر توفیق برای گیرنده، در خواست تسریع در کار و ارسال پاسخ تشکیل می دهد.
لذا خواهمشند است نسبت به موضوع یادشده اقدام لازم را به عمل آورد.
بدین وسیله ضمن تأکید بر درخواست خود، خواهشمند است در انجام اجرای این درخواست تسریع بعمل آید.
نکته: باید به یاد داشته باشید که در پایان نامه بر آنچه خواسته اید تأکید ورزید، گیرندگان را به انجام در خواست خود تشویق کنید، پیام یا خواسته های خود را به لحاظ عاطفی و اداری و قانونی توجیه کنید، مدت زمان پاسخگویی و اثرات موضوع را یادآور شوید.
9- امضاء:(نام و نام خانوادگی و پست سازمانی): امضاء نشانة اتمام نامه است و هر نامه با امضاء اعتبار می یابد.
نامه های اداری را به بالاترین مقام و مسئول هر اداره و د رغیاب او معاون یا هر مقام مسئول دیگری که حق امضاء داشته باشد امضا می کند. امضاء کننده هر کس که باشد مسئول نوشته ها و محتوا است. پس خواندن نامه و دقت در محتوای آن و برعهده گرفتن تعهدات ان لازم است.
امضای نامه ها در سمت چپ نامه است. نام و نام خانوادگی کامل امضاء کننده بالای پست سازمانی وی نوشته می شود.
1-شخص حقیقیک شایستگی افراد برای برخورداری از حقوق و تکالیف معین خود و اجرا و اعمال آنها.2- شخص حقوقی، وقتی د و یا چند نفر شرکت یا موسسه یا سازمانی خصوصی یا دولتی تشکیل می دهند آن جمع از حقوق برخوردارند و شخصیت حقوقی پیدا کرده اند.3- شیوه درست نوشتن« باسمه تعالی» به همین شکل است. زیرا همزه ی«اسم» همزه ی وصل است و در عربی نوشته می شود ولی خوانده نمی شود و طبق قاعده نباید آن را حذف کرد.
:: موضوعات مرتبط:
انواع نامه نگاری ,
,
:: بازدید از این مطلب : 429
|
امتیاز مطلب : 7
|
تعداد امتیازدهندگان : 3
|
مجموع امتیاز : 3
عضو شوید
عضویت سریع
آمار
وب سایت:
آمار مطالب
آمار بازدید
